O gestor veterinário moderno e a direção de clínicas e hospitais
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Artigo escrito por Leandro Zaine
A Medicina Veterinária evoluiu muito desde que me formei, há quase 15 anos. Além de hoje os pets serem mais valorizados, nós, veterinários, temos um amplo acesso a exames diagnósticos e a novas modalidades terapêuticas que nos permitem entregar um serviço de muito mais qualidade a nossos pacientes.
No entanto, parece que a gestão de nossos negócios não evoluiu no mesmo ritmo. Na minha rotina de consultoria administrativa visito clínicas de diversas cidades e percebo como as práticas de gestão ainda estão aquém da necessidade de nossos negócios. Com a explosão de profissionais e novas clínicas no mercado, as falhas de gestão se tornam mais evidentes e o preço pago por isso pode ser bastante caro: perder espaço para a concorrência, ver seu lucro diminuindo cada vez mais, cargas horárias de trabalho excessivas e, até mesmo, falência.
Conto um caso para ilustrar isso: conheci uma clínica recentemente que tinha um ótimo movimento. O veterinário trabalhava bastante e foi trazendo pessoas para a sua equipe para conseguir atender a todo esse movimento. A sala de espera estava sempre cheia e a movimentação financeira era muito grande. No entanto, todos os controles administrativos eram feitos no papel! Ele até possuía um sistema básico em que cadastrava somente os prontuários, mas não o usava para inserir as informações de venda, muito menos os outros controles financeiros.
Tenho visto essa realidade em várias outras clínicas. Mesmo alguns Hospitais Veterinários mais estruturados que conheci, que possuíam uma equipe administrativa, tinham uma falha no controle das informações. Tenho feito a seguinte comparação: na Medicina Veterinária antiga você tratava o paciente somente baseado nos sintomas, raramente tinha bons exames para respaldar sua conduta. Para a gestão, ainda estamos na antiguidade. Muitas empresas ainda se baseiam em controles feitos no Excel (menos ruim do que no papel). Por mais que seja um software importante para a gestão, você tem um grande trabalho em alimentar as informações nele, o que diminui a agilidade na gestão e lhe deixa mais suscetível a erros.
Então, para a nossa gestão ser eficiente, não podemos mais nos contentar com “Raio-X simples” do nosso negócio. Podemos ter uma “Ressonância” para entender nossa empresa com muito mais profundidade. Exemplos práticos disso:
- Você está estudando a possibilidade de adquirir uma nova máquina para o seu laboratório. Quantos exames desse tipo você realiza por mês? Qual é a parcela que caberia no seu orçamento sem comprometer seu fluxo de caixa?
- O fornecedor lhe visita para falar sobre uma campanha promocional de um determinado produto. Como saber se isso é realmente vantajoso? Você tem capital para bancar essa grande compra? O seu histórico de vendas desse produto mostra que há um giro adequado para que você não perca produtos vencidos?
- A sua equipe anda desmotivada e você pensa em implantar comissões para motivá-los. Você sabe o perfil de vendas de cada um dos funcionários? Implantar essas comissões pode diminuir seu lucro? Qual é a porcentagem ideal?
No caso que contei da clínica que tinha os controles no papel, foi exatamente esse trabalho que fiz. Durante o processo, quando o veterinário me indagava: “o que você acha de investirmos em tal coisa?”. A minha resposta sempre era: “ainda não sei te falar, os dados não estão completamente organizados para eu emitir uma opinião segura”. Com o tempo, fomos trabalhando a qualidade dessas informações e essa clareza foi aumentando.
Essas e muitas outras situações nós conseguimos resolver com o bom uso da tecnologia. Boa parte do meu trabalho como consultor é a otimização de uma ferramenta que concentrará o máximo de informações e trará qualidade de dados para a tomada de decisões. Como a nossa rotina é bastante corrida, ter as informações centralizadas em um sistema nos traz um grande ganho de tempo e clareza de informações. Ainda vejo muita gente perdendo tempo na gestão montando planilhas. Exemplos: controle de estoque, gestão de caixa, análise financeira e até mesmo agenda!
Dessa forma, o gestor deve procurar uma boa ferramenta que realmente atenda as suas necessidades e com isso ganhará muita eficiência na gestão do seu negócio para se destacar em um mercado cada vez mais competitivo.
Leandro Zaine
Médico Veterinário, Doutor em Nutrição de Cães e Gatos pela Unesp Jaboticabal
Consultor de Lucratividade para Clínicas Veterinárias
Fundador da Vet Up – www.vetup.com.br
