5 passos para diminuir taxa de inadimplência em sua clínica veterinária
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A inadimplência dos clientes
Um dos desafios que a administração de clínicas, hospitais veterinários e pet shops possuem é diminuir ou quem sabe até eliminar a taxa de inadimplência.
O Brasil se recupera de um cenário de crise, contudo, as taxas de desemprego mantém as finanças da população retraída e infelizmente as empresas de todos os portes precisam estar preparadas para lidar com o problema.
Quando trazemos essa realidade para uma clínica veterinária, sabemos que pagamentos não realizados pelos clientes podem ter impactos bem significativos na saúde financeira da empresa, então é preciso dar atenção especial ao tema.
Por isso, vamos listar 5 passos que podem ajudá-lo a diminuir a taxa de inadimplência em clínicas veterinárias e desse modo manter as finanças em ordem.
1. Bom relacionamento e comunicação com os clientes
Pode parecer obvio, mas o bom atendimento de uma clínica veterinária não se resume só à performance do veterinário no atendimento dos pacientes.
Não importa o porte da clínica, toda empresa deve haver setorização de todas as atividades, inclusive, o atendimento ao cliente.
Essa área deve atuar de forma a estreitar o vínculo entre a clínica e o cliente, monitorando a satisfação e entendendo quais são as expectativas dos proprietários dos pets.
Sem dúvida um dos pontos cruciais é a forma como o veterinário conduz um tratamento e a maneira como lida com os pacientes, pois esse é o primeiro ponto de avaliação positiva ou não dos clientes em relação à uma clínica.
Com o bom relacionamento, caso haja algum problema com o pagamento, fica fácil abordar o cliente para compreender os motivos e assim encontrar uma solução para reverter o quadro sem comprometer a boa relação.
2. Ofereça as formas de pagamentos mais eficazes
Sabemos que alguns procedimentos veterinários são mais caros, sobretudo se estivermos falando de emergências de saúde. Contudo, é importante disponibilizar formas de pagamentos eficazes para a clínica e acessíveis para os clientes.
Prefira aceitar como forma principal os cartões de crédito (todas as bandeiras se possível), cartões de débito e até dinheiro.
Para ocasiões de banho e tosa ou compra de acessórios, os valores podem ser menores e talvez o cliente prefira pagar à vista.
Vale a pena nestes casos, oferecer um pequeno desconto que incentive a escolha dessa forma de pagamento, inclusive se for feita no cartão de débito.
Cheques e boletos também são opções, contudo, se decidir incluí-los nas formas de pagamento que vai oferecer, invista no serviço de análise de crédito, mesmo que seja um cliente que já frequente a clínica.
Isso traz mais segurança para as transações e, caso precise negar o pagamento por haver restrições, você tem o respaldo para justificar sem parecer que a negativa foi proposital.
3. Mantenha as finanças organizadas
Imprescindível para saúde financeira, ter um controle absoluto de todo fluxo de caixa é uma premissa básica que não pode jamais ser negligenciada. E isso diz respeito também á pagamentos futuros tanto para receber como para pagar.
Atualmente, é muito simples realizar este controle com o apoio de softwares que fazem praticamente toda gestão não apenas da parte financeira, mas de todas as demais áreas de uma empresa.
Inclusive, vale ressaltar que existem softwares e aplicativos exclusivos para área veterinária, desenhados sob medida para este modelo de negócio, o que facilita ainda mais manter a gestão de todas as áreas.
O BensVET é um software veterinário que faz todo o controle financeiro, seja da sua clínica, hospital ou petshop. Com ele também é possível verificar facilmente quais são os clientes devedores e cobra-los rapidamente via e-mail.
Mas não é só isso. Conforme já mencionamos é preciso setorizar e delegar as responsabilidades com cada área e tarefa, pois fica muito mais simples acompanhar o processo sabendo com quem falar a respeito.
4. Estabeleça metas realistas para redução da inadimplência
O primeiro passo é analisar todo o cenário.
Faça o levantamento das despesas e das receitas da clínica e em seguida, dos números que vão mostrar os valores e o percentual de inadimplência hoje.
A meta de recuperação do que está sem recebimento pode ser em valores ou em número de clientes. O importante é mapear o ponto de partida e começar a trilhar um caminho para solucionar o problema.
Seja realista e saiba que dependendo dos números e do volume de clientes, o capital poderá ser recuperado, mas não será de forma imediata.
E o ponto principal: Deixe essa tarefa nas mãos de um dono! Eleja um responsável por contatar todos os clientes para tratar desses assuntos e acompanhe as evoluções diretamente com essa pessoa.
5. Invista em flexibilidade nas negociações
A pessoa responsável pelo contato com os clientes deverá ter autonomia e flexibilidade para fechar novas negociações, desde que isso faça com os valores sejam recuperados.
A proposta inicial deve sempre se basear no valor total do débito, buscando recebê-lo de forma integral. Contudo, durante a conversa com o cliente e entendendo os motivos da inadimplência é possível seguir alguns caminhos alternativos.
Para débitos mais altos, um novo parcelamento, com novas datas e valores e dentro da realidade financeira do cliente, para que não haja problemas novamente.
Para valores mais baixos, talvez valha a pena perder um pequeno percentual na sua margem de lucro se o cliente puder realizar a quitação a vista. Caso não possa, agendar uma nova data de pagamento, porém sem nenhum desconto.
Vale ressaltar que o teto para o que é caro ou barato deve ser estabelecido de acordo com a região, padrão e classe social dos clientes da clínica veterinária, pet shop, banho tosa, etc. Sendo assim, o piso dos valores que podem ser parcelados ou não, fica a critério da administração do estabelecimento.
Conclusão
Faz parte da rotina de uma clínica veterinária lidar com imprevistos não apenas no atendimento de pacientes, mas também nas áreas financeiras.
No entanto, com organização e foco é possível reverter o cenário de modo á diminuir o problema e afetar na menor proporção a saúde financeira da empresa.
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