Gestão do tempo para clínicas veterinárias: descubra como otimizar a rotina
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Você tem a sensação de que as horas passam rápido demais e que não conseguiu fazer nem metade das tarefas ao final do dia? Ou então, as consultas estão sempre atrasadas e os seus pacientes ficam esperando para serem atendidos? Essas situações costumam acontecer quando a gestão do tempo nas clínicas veterinárias, não é feita de forma eficaz.
Se você sente que está sendo “engolido” pela rotina e não consegue administrar o tempo em sua clínica veterinária, temos algumas palavras de incentivo.
Primeiramente: você não está sozinho! Muitos veterinários passam por isso diariamente. Mas a boa notícia é que você pode melhorar a rotina do seu negócio e gerenciá-la de forma muito mais eficiente.
Sabemos que a prática veterinária está sujeita a situações únicas e, na maioria das vezes, imprevisíveis. Porém, existem técnicas e ferramentas que ajudam a organizar melhor o tempo na sua clínica veterinária, garantindo um bom fluxo de trabalho e maior qualidade nos atendimentos.
O que é a gestão do tempo para clínicas veterinárias?
De maneira geral, a gestão do tempo corresponde ao processo de planejar e organizar o tempo entre as tarefas que precisam ser executadas no dia, na semana, no mês ou em qualquer outro período.
Quando a gestão do tempo é aplicada em clínicas veterinárias, significa que:
- os pacientes precisam aguardar menos tempo para serem atendidos;
- a lista de espera de agendamentos é melhor administrada;
- é possível conciliar os atendimentos veterinários com outras atividades, como cursos de capacitação, reuniões, etc;
- a sua clínica veterinária conquista uma boa reputação entre os clientes.
Agenda organizada = gestão de tempo eficiente
A base da gestão do tempo para clínicas veterinárias é ter uma agenda organizada. Afinal, a agenda permite que você acompanhe os atendimentos, exames e compromissos do dia com antecedência.
Contudo, mais do que ter uma agenda bem definida, é importante que os médicos veterinários e todos os colaboradores da clínica sigam o planejamento. Caso contrário, todos os esforços para gerenciar o tempo serão desnecessários.
Um ponto que não podemos ignorar é que os imprevistos sempre acontecem em uma clínica veterinária. Representantes comerciais visitando o estabelecimento para apresentar produtos, pacientes que cancelam de última hora ou até mesmo aqueles que aparecem sem marcar uma consulta são alguns exemplos comuns.
Nesses casos, uma agenda organizada é ainda mais importante. É possível, por exemplo, separar algum momento no dia para essas demandas imprevisíveis para evitar atrasos.
Como fazer uma boa gestão do tempo em clínicas veterinárias?
Vamos para a parte prática e descobrir como fazer uma boa gestão do tempo em clínicas veterinárias?
Selecionamos algumas ações simples que você pode fazer para otimizar o seu tempo e de todos os colaboradores da clínica. Confira!
Analise a rotina
Antes de começar de fato a gerenciar o tempo, é necessário conhecer a rotina de trabalho em sua clínica veterinária. Por isso, dedique alguns dias para analisar e anotar as tarefas diárias, o nível de importância e urgência e a duração que leva em cada uma delas.
Avalie, por exemplo, quanto tempo dura cada atendimento em média. Uma primeira consulta, por exemplo, leva mais tempo do que um retorno.
Conhecer a rotina com o máximo de precisão pode fazer toda a diferença na hora das marcações e organização da agenda. Tal atitude serve para otimizar o tempo (dos pacientes e de todos os profissionais envolvidos), já que reduz o período de espera na recepção. Consequentemente, a probabilidade de insatisfação dos clientes é bem menor.
Planeje o trabalho
O planejamento também é essencial quando falamos em gestão do tempo para clínicas veterinárias. De forma simples, isso significa que você precisa priorizar as atividades, eliminar aquilo que é desnecessário e delegar tarefas.
Muitos veterinários se sentem na obrigação de interferir em tudo o que acontece na clínica. Isso é até compreensível, mas é prejudicial a longo prazo.
Portanto, planeje tudo o que precisa ser feito, em qual prazo e, principalmente, quem precisa fazer.
Use a tecnologia
Houve um tempo em que as consultas eram agendadas manualmente, assim como as anotações importantes. Porém, continuar dessa maneira nos dias de hoje é uma verdadeira perda de tempo.
Então, uma das lições mais valiosas que você pode aprender é: use a tecnologia como sua aliada para fazer muito mais em menos tempo!
Um software de gestão veterinária, como o BensVET, possui várias funcionalidades para manter a agenda de atendimento organizada e com todas as informações necessárias para a consulta.
Dessa maneira, todos os colaboradores têm acesso aos dados importantes para a rotina de trabalho, a comunicação fica mais clara e reduz a chance de erros ou esquecimentos.
Essas foram as nossas dicas para fazer uma boa gestão do tempo para clínicas veterinárias! Agora queremos saber: como você pretende otimizar a sua rotina de trabalho? Deixe um comentário abaixo e inscreva-se na nossa Newsletter para receber mais dicas e informações sobre o mercado veterinário!
