Como aplicar o programa 5S em sua clínica veterinária
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A metodologia 5S trata de mapear os fluxos de trabalho, estabelecendo processos e procedimentos com foco em minimizar perdas e melhorar a eficiência.
Essa técnica é muito utilizada em diversos ambientes corporativos e industriais, mas pode ser completamente adequada para clínicas veterinárias, hospitais veterinários e pet shops, proporcionando maior organização e produtividade dentro do negócio.
Primeiro, vamos entender no que consiste o programa 5S.
O programa 5S se baseia em 5 pilares sequenciais
1) Seiri – Eliminar
Eliminar resíduos, ferramentas ou objetos danificados, produtos vencidos, arquivos demasiadamente antigos e que não faz mais sentido, etc.
O objetivo é eliminar do caminho aquilo que possa tornar o fluxo menos fluido.
2) Seiton – Ordenar
Ordenar focando principalmente na organização dos itens que vão continuar em uso. O ideal é ordená-los de modo que tudo tenha um lugar específico para ficar. Todos os colaboradores devem ser orientados a manter a organização.
O objetivo é saber que tudo tem seu lugar e que deve haver um lugar para tudo.
De fato, essa premissa fará com que não haja perda de tempo procurando coisas.
3) Seiso – Limpar
Manter constantemente a limpeza dos locais de trabalho, focando em higiene e também em manter sobre a mesa apenas o necessário para realização das atividades.
Esse tipo de ação, quando feita com constância, garante a manutenção do ambiente e isso agrega muito valor percebido pelos clientes.
4) Seiketsu – Padronizar
Todos os ambientes com a mesma finalidade devem, por padrão, ter os mesmos recursos e suprimentos. A organização deve ser padronizada em todos eles, ou seja, objetos iguais, guardados nos mesmos tipos de armários.
Para isso é interessante utilizar etiquetas na fase da ordenação.
5) Shitsuke – Sustentar
Na última etapa, é crucial que todos sigam as orientações e mantenham a prática constantemente, considerando sempre que é possível novas melhorias preservando o foco de facilitar o trabalho de todos.
Agora que já conhece um pouco do que representa cada um dos “S”, vamos então entender de que maneira o programa pode ser aplicado em seu negócio veterinário ou pet.
Implementação de 5S em clínicas veterinárias ou pet shops na prática
O primeiro passo é mapear os processos e estabelecer a sequência deles.
Durante o levantamento é essencial incluir não apenas atividades, mas o que é necessário durante as execuções. Falamos de insumos ou matéria prima, por exemplo: seringas, agulhas, termômetro etc.
Dê um nome para cada processo e faça uma espécie de fluxograma. Vamos usar o exemplo do primeiro atendimento quando o cliente chega na clínica, hospital ou petshop, veja:
Processo Receptivo: Coletar dados do paciente, estabelecer atendimento prioritário ou não, direcionar para salas de espera ou para pronto socorro, chamar especialista ou encaminhar para um clínico geral etc.
O importante é compreender que precisa existir um fluxo bem definido desde o momento em que o paciente chega, até o momento do Checkout.
Enquanto for realizando o mapeamento, verifique se existe algum processo que pode ser diminuído justamente para trazer ganho de tempo, ou ainda algum procedimento que possa ser excluído com o mesmo objetivo.
Outro ponto muito relevante é você se atentar para as habilidades da sua equipe, observando quem tem mais aptidão e agilidade em determinada função e assim direcionar cada um para realizar aquilo que naturalmente faz melhor.
A disposição dos móveis e utensílios dentro dos ambientes devem ser pensados de forma à trazer fluidez aos procedimentos, facilitando ao máximo.
Com base nessas informações trace novos fluxos, aprimorados e que tragam ganhos.
Aplicando 5S na clínica veterinária
Quando o mapeamento é concluído e os novos processos/procedimentos desenhados, refine a verificação, levando em consideração que os desperdícios de insumos e tempo possa ser facilmente percebidos.
Todos os colaboradores, incluindo os gestores, devem ser devidamente treinados até que as premissas do sistema 5S sejam realizadas de maneira natural e quase automática.
A participação de quem atua ativamente durante as atividades pode ser de grande valor, inclusive dando feedbacks se o processo está sendo viável ou poderia ser melhorado.
A clínica veterinária ou negócios pet tem setores diferentes. Dessa forma, a implementação pode ser feita de forma faseada e por área. Assim será mais fácil de colocar em prática e de monitorar os resultados.
Escolha o setor que está mais crítico para começar. Pode parecer ruim lidar com um problema maior, mas na verdade, resolvê-lo pode eliminar problemas menores.
O programa 5S está muito ligado a uma mudança cultural e de mentalidade, então pode levar um tempo até que todos possam incorporar ao dia a dia a nova visão.
Um ponto interessante na implementação de programas com esse tipo de visão é que ela deve vir de cima para baixo, ou seja, começa na gestão e vai sendo disseminada para os colaboradores.
Como um “exemplo de postura” que vai sendo ensinado aos demais.
É um exercício diário de médio e longo prazo, mas que depois de estabelecido, é facilmente compreendido e adotado pelos atuais e novos funcionários de toda e qualquer alçada.
Conclusão
Esperamos que este artigo tenha ajudado a compreender mais a respeito do programa 5S e principalmente, norteado de que maneira você poderia realizar a implementação em sua clínica veterinária, hospital ou petshop.
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