Como economizar mais de 30% controlando seu estoque na Clínica ou PetShop
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Leia este artigo até o final e veja quanto você poderá melhorar o seu controle de estoque e o mais importante poderá economizar mais de 30% do seu orçamento, fazendo apenas o controle de seus produtos.
Quantas vezes um cliente veio atrás de um determinado produto em seu pet shop e acabou não encontrando o que queria?
Você não é o único que já passou por esse tipo de situação, acontece que para reverter essa situação foi preciso convencer seu cliente para fazê-lo mudar de ideia e levar um produto similar com a mesma qualidade.
Com certeza, dedicou um tempo para convencer seu cliente que o produto que você tinha era tão bom quanto ao que ele procurava, e no final dessa conversa somente 30% das tentativas foram satisfatórias, ou seja, o seu cliente acreditou em você e levou o produto que indicou.
Essa é uma das situações que passamos em nosso dia a dia.
Uma outra que pode ter acontecido com você é que hoje você realizou a compra do mês da sua clínica, ou petshop. Fez um levantamento por cima de seu estoque e comprou aquilo que achava necessário…
Na semana seguinte, após a mercadoria chegar, percebeu que esqueceu de comprar alguns medicamentos, rações, roupas, entre outros. Ou comprou tudo certinho, mas quando foi verificar seu estoque precisava comprar 10 ampolas de vacina v10 e solicitou apenas 3…
Ou seja, sua clínica precisa das 10 para ter um estoque para o mês. Como você está com defasagem na quantidade precisa rezar para não aparecer clientes procurando essa vacina até que seu estoque se complete.
Em outros tempos tudo bem, mas em época de crise, é inaceitável rezar para que os clientes não apareçam, não acha?
Imagine essa situação você comprou as 10 ampolas conforme previsto, porém nessa mesma semana os veterinários de sua clínica quebraram 5 ampolas, ou não utilizaram as com data de validade próxima e retiraram os mais novos do estoque e deixaram as mais velhas para trás, que acabaram vencendo.
Mais uma vez o que aconteceu com seu estoque? Ficou deficiente e você precisou novamente rezar para que seus clientes não precisassem deste produto, pois você não tem ele no estoque.
Vamos ser honestos, ao menos uma dessas situações você já passou, não passou?
E como parar de perder dinheiro e ter uma gestão de estoque eficiente?
Primeiro tenha calma! Não adianta sair comprando estoque para 6 meses e gastar sem necessidade, isso não é estratégico e muito menos lucrativo, então continue aqui comigo. Vou te ensinar quais os passos para controlar o estoque de forma eficiente e para isso vou usar o Sistema BensVET. Vamos lá:
Passo 1 – Listar todos os produtos que você tem no estoque
Faça um levantamento e comece a contar tudo o que tem, e principalmente se atente as validades.
Para facilitar, crie uma planilha em Excel com os dados: nome do produto, marca, quantidade e validade (se tiver um mesmo produto com validades diferentes, marque-os de forma separada, pois você precisa controlar quanto tem de cada um deles, para saber a quantidade de produto que precisa comprar).
Passo 2 – Atualize o cadastro dos produtos
No Sistema BensVet para atualizar cada um desses cadastros, clique em Produto, Cadastro de Produto e Novo. Veja que nesta tela poderemos cadastrar todas as informações do produto, afim de iniciarmos o processo de controle do mesmo.
Ao cadastrar os produto, o sistema lhe auxiliará a controlar todos os produtos que nele estiverem inseridos.
Daí você me pergunta: Valéria como ele fará isso? Vou te explicar, você sabe o que significa Ponto de Pedido?
Passo 3 – Calcule o Ponto de Pedido
O ponto do pedido refere-se ao tempo exato que você precisaria solicitar uma nova remessa de um determinado produto, afim de evitar a compra compulsiva, ou desnecessária de determinado produto. A conta para se chegar no ponto do pedido é essa:
PP = (CM*TR) + ES.
em que:
CM = consumo médio
TR = tempo de reposição, que é o prazo de entrega do cadastro do produto
ES = estoque de segurança
PP = ponto de pedido
Agora é aquele momento que você olha para conta e me diz, toda vez terei que calcular isso?
Rs….claro que não! Esse calculo o BensVET faz automaticamente e ele mesmo te avisa! A vida fica bem mais fácil não é?
Então, funciona assim, no Bens Vet, quando você seleciona “controlar o estoque”, a partir do momento que você cadastra o tempo que o seu fornecedor leva para entregar um determinado pedido, estima o estoque mínimo, ou acompanha por dois a três meses o consumo de um produto e depois define qual é o estoque mínimo, você já começa a ter dados para inserir no sistema para que ele controle o ponto de pedido. Vamos configurar cada item:
Passo 4- Defina seu estoque mínimo necessário
Você sabe como estimar uma quantidade para seu estoque de um determinado produto?
Para fazer isso acompanhe o consumo dele durante 3 ou 4 meses, caso tenha experiência e já tem um número estimado insira o mesmo, mas, tenho uma observação: esses dados sempre precisam estar atualizados para você saber se a quantidade estimada de estoque mínimo ainda condiz com a sua realidade.
Acompanhe no máximo mensalmente (pode ser semanal e quinzena também), como foi o consumo dos produtos registrados, isso servirá de base para definir o fator de risco desse produto, por exemplo imagina que seu estoque de coleiras é feito por cor, em seu estoque temos 4 coleiras das cores verde, amarelo e vermelha. Durante dois meses de vendas dessas coleiras temos a seguinte realidade: 3 verde, 1 amarela e 2 vermelha, analisando esses dados podemos dizer que o fator de risco, ou seja, o quanto esse produto é importante ter no estoque, ficaria em ordem decrescente assim: coleira amarela > vermelha > verde. Ou seja, se fosse realizar uma compra hoje não precisaria comprar a verde, compraria 2 vermelhas e 3 amarelas, veja a economia em vez de comprar 12 coleiras, para repor todo o estoque inicial, você comprou 5. Calcule utilizando dados da sua realidade e veja o quanto teve de economia com isso.
Nada mais simples do que cadastrar esses dados no BensVET!
E outro ponto para facilitar sua vida é que para definir o consumo médio mensal, você pode utilizar o relatório de estoque do BensVET e verificar esses dados.
E agora vamos entrar em estratégia de vendas…
Qual produto/serviço te dá mais retorno?
Veterinário você precisa ter essa resposta e sempre atualizada!
Um relatório como o da imagem acima, permite que você visualize qual produto está dando mais retorno para sua empresa, em qual processo você pode focar mais, ou talvez gerar descontos.
Por exemplo, se as vendas de ração estão melhores do que a de medicamentos, antes de perder seu estoque por causa da data de vencimento uma boa saída seria fazer uma promoção e liquidar seu estoque.
No BensVET temos ferramentas que facilitaram na sua tomada de decisão em um caso como esse, por exemplo o “Ponto de Pedido”, onde o sistema apresenta a quantidade que precisa comprar como também quando será necessário comprar novamente o produto (detalhe: você não vai precisar ficar com a calculadora na mão, ou ficar programando fórmulas no excel, o sistema BensVET faz tudo isso para você de forma prática e rápida).
Outro exemplo de ferramenta é a “Lista de Compras” onde o sistema trará todos os produtos que atingiram o estoque mínimo e precisam ser repostos para evitar os problemas citados no início desse artigo e muito mais!
Agora é hora de entrar em campo e mudar o jogo!
Espero que voce tenha visto com mais clareza a importância de administrar corretamente seu estoque, parece algo magico, mas na verdade é pura gestão, contudo, para esse processo funcionar corretamente, você veterinário precisa ter uma ferramenta realmente eficaz para gerir todas essas etapas, nós do Veterinário de Sucesso sugerimos que conheça o BensVET
O seu primeiro passo agora deve ser colocar a “casa” em ordem, portanto, faça um inventário inicial, cadastre corretamente o produto em seu estoque, depois continue controlando pelo sistema e pronto você estará fazendo uma gestão efetiva do seu estoque.
Que benefícios você terá com isso?
- Estará comprando de forma inteligente, negociando melhor
- Evitando desperdícios e sabendo exatamente a destinação de cada um dele
- Economizando espaço no seu estoque
- Saindo na frente das outras clínicas (tendo sempre à disposição os produtos com maior saída)
- Preparado para realizar promoções no momento benéfico ao seu negocio
- E atraindo cada vez mais clientes para você.
Se você tem alguma dúvida do que falamos, tire a prova e veja você mesmo o progresso que terá.
Mas Valéria… como economizar mais de 30% do seu orçamento, fazendo apenas o controle de seus produtos?
Esse é uma das conquistas do BensVET! A maior parte dos usuários do Sistema BensVET consegue gerar mais de 30% de economia na gestão do seu estoque! Fato: Controlar o estoque gera uma baita economia, porque produto parado é dinheiro sem valor!
Um abraço, e até o próximo artigo!
Se você gostou compartilhe com aqueles vets com que você se importa e quer bem!
Ajude eles também!
Valéria Melo
